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Information for the Processing of Applicant Data

Submitted application documents and other data collected during the application procedure that can be personally assigned to you as an applicant are protected personal data within the meaning of Art. 4 No. 1 of the EU-General Data Protection Regulation (GDPR). We hereby inform you about the details of processing your applicant data in accordance with Art. 13 GDPR.

Your personal data is processed by our company exclusively within the scope of data protection regulations, in particular, the GDPR and the German Federal Data Protection Act ('Bundesdatenschutzgesetz' - BDSG). Your personal data may only be collected, stored, disseminated or used (data processing, Art. 4 No. 2 GDPR) if this is expressly permitted or ordered by law or if you have given your effective consent (Art. 6 (1) subpart. 1 point (a), Art. 7 GDPR). Processing of your personal data is particularly permitted if this is necessary for the recruitment or after the establishment of an employment relationship for its performance or termination (Sec. 26 (1) BDSG, Art. 6 (1) subpara.1 point (b) GDPR). The same applies if data processing is necessary for the purposes of our legitimate interests other than the employment relationship and there is no reason to assume that your legitimate interests as a data subject override our legitimate interests (Art. 6 (1) subpart. 1 point (f) GDPR).

Controller (Art. 4 No. 7 GDPR) for the processing of your personal data in an employment relationship is GenYus Recruiting Services, Waldstraße 19, 53859 Niederkassel.

Should an application procedure apply to positions at a.elmas@genyus.de, genyus is jointly responsible for your applicant data (Art. 26 DSGVO) with this. In this case, the information that we are looking from one of our subsidiaries can be found in the job advertisement.

If you have any questions regarding data protection, please do not hesitate to contact us:

our Group Human Resources Management: a.elmas@genyus.de

Personal Data and Purposes of Processing

1. Application for an advertised Position

In order to be able to involve you in the application process for a specific position, we require application documents that are customary and meaningful, which inform us of your personality profile and qualifications. In principle, we only use your application documents to decide on filling the position for which you have expressly applied. For this purpose, we will evaluate your application documents in the HR department and forward them to your possible future supervisor. If you apply for a managerial position, the management will also receive your application documents. We process your application documents electronically in our email system, via Recruitee (recruiting platform) and, if necessary, additionally by using printouts or copies (paper form). During the application process, further personal data may be collected from you personally, from publicly available sources or from former employers and trainers for this purpose. The legal basis for data processing is Art. 6 (1) subpart.1 point (b) GDPR, Sec. 26 (1) BDSG. If the application procedure does not lead to your employment, we will delete and destroy your application data six months after you or our company has finally rejected your application.

Should an application procedure lead to employment, we will include your application documents in your personnel file on the basis of Art. 6 (1) subpart.1 point (b) GDPR, Sec. 26 (1) BDSG in order to inform about your personality profile and qualifications for the purpose of the performance of the employment relationship. In this case, your application documents will not be deleted and destroyed until your employment has been terminated and until the legal retention period has expired since the end of the year of termination.

2. Unsolicited Applications

If you submit an unsolicited application that does not relate to a specific position, we can consult your application documents in the context of recruitment decisions for all possible positions. To this end, we will first evaluate your application documents in the HR department and then involve colleagues from the responsible department(s) within the GenYus Group in which a later job is/are/might be considered, and forward your documents to them. We process your application documents electronically in our email system, via Recruitee and, if necessary, additionally by using printouts or copies (paper form). Once your application documents have been included in a recruitment process, we may collect additional personal data from you personally, from publicly available sources or from former employers and trainers to provide us with more detailed information about your personality profile and qualifications. We will regularly delete and destroy your application data after a period of one year from receipt of your application, but not earlier than six months following your or our company's final rejection of all application procedures to which your application documents have been consulted.

Should an application procedure lead to employment, we will include your application documents in your personnel file on the basis of Art. 6 (1) subpart.1 point (b) GDPR, Sec. 26 (1) BDSG in order to inform about your personality profile and qualifications for the purpose of the performance of the employment relationship. In this case, your application documents will not be deleted and destroyed until your employment has been terminated and until the legal retention period has expired since the end of the year of termination.

3. Information about your career platform usage data

We place our job advertisements on career platforms, especially Indeed, Xing and LinkedIn. If you find a job advertisement from us there and click on it, you will be forwarded to our job advertisement. The following data will be collected from you and forwarded to us:

• Your device and browser

• Your IP-address

• Requests and responses sent from and to your device

• Source website (we use a cookie to track this)

We use your personal data for:

• learning more about the behaviour of the visitors of our careers website to improve our recruitment process and this website;

• improving and monitoring the performance of this website;

All processing of personal data of careers website visitors is based on our legitimate interest to facilitate recruitment (Art. 6 (1) subpara.1 point (f) GDPR).

You are furthermore free to decide in a next step, whether you would like to use your Indeed, Xing or LinkedIn profile for your application with us. If you decide to do so, your profile information stored there will be linked to our offer via an interface and your profile data will be transferred to us. This is a voluntary offer to you, based on your consent and our legitimate interest (Art. 6 (1) subpara.1 point (a), (f) GDPR).

If you decide to use your profile from another career platform, this career platform might process your personal data as well. We are not informed about this and cannot influence such processing. For further information, please contact those third parties:

Indeed Ireland Operations Limited, https://de.indeed.com/legal

Xing SE Hamburg, https://privacy.xing.com/de/da...

LinkedIn Ireland Unlimited Company, https://www.linkedin.com/legal...

(if personal data is transferred to the USA in these cases, an appropriate level of data protection is ensured, as Indeed and LinkedIn have submitted to the EU-US Privacy Shield, Indeed for HR and Non-HR, LinkedIn only for Non-HR; list available at https://www.privacyshield.gov/list)

4. If we contact you

It might be the case that we contact you via a career platform (Indeed, Xing or LinkedIn). In this event we use your information offered within your profile on the career platform which we will store within our software offered by Recruitee (see no. 3.) and ask you whether you are interested in a specific position. If this is the case, we will proceed as described above. If this is not the case, we will delete your contact data from our database immediately, unless you ask us to save your contact details for other interesting job offers (consent). This processing of personal data is based on our legitimate interest to facilitate recruitment (Art. 6 (1) subpara.1 point (f) GDPR). If you ask us to save your contact details, the processing is based on your consent, which you can revoke at any time (Art. 6 (1) subpara.1 point (a) GDPR).

Our Cooperation with Third Parties

We also benefit from the advantages of a society based on the division of labour and the corporate world. In the area of data processing, this means that we do not carry out all data processing processes in-house, but in some cases work together with external service providers:

• Career software: In order to offer and use the technical possibilities described above (connection to the career platforms), we work together with Recruitee (www.recruitee.com), a software and cloud provider that we have carefully selected and integrated in compliance with data protection law.

• Career platforms: In order to find you, we will also place our job advertisements on external career platforms (e.g. Xing, LinkedIn; Indeed) via Recruitee. If you apply through them, they may forward/store your documents and usage data to us as described above (Personal Data and Purposes of Processing; 3. Information about your career platform usage data).

• External (IT) service providers that we have contractually obligated as so-called processors to process data strictly according to our specifications and instructions and to protect this data comprehensively both technically and organizationally. For the cloud-based handling of the recruiting process we have concluded an data processing agreement with Recruitee B.V., Johan Huizingalaan 763A, 1066VH, Amsterdam, Netherlands

• External (IT) service providers who work for us on their own responsibility and are contractually obliged to provide comprehensive technical and organisational protection for data.

• to request information about the data stored about your person and its origin, the purpose of processing as well as the recipients or categories of recipients of the data (Art. 15 GDPR, Sec. 34 BDSG),

• under certain conditions, to request rectification, restriction of processing or erasure of your personal data (Art. 16 - 18 GDPR, Sec. 35 BDSG),

• to request the transfer of your data to another controller (Art. 20 GDPR) and

• to complain to us or to the competent supervisory authority about data processing (Art. 77 GDPR).

Your Data Protection Claims and Rights

If we process your personal data, you are entitled to various data protection claims against us. You have the right,

You can also object to the further processing of your data if we process your data on the basis of a legitimate interest (Art. 6 (1) subpara. 1 point (f) GDPR). Since we do not process your data for advertising purposes, this requires a reason that arises from your particular situation. In the event of an objection, we will no longer process your personal data to which the objection relates from receipt during the subsequent verification and – in the event of a justified objection – delete it after completion of the verification (Sec. 36 BDSG, Art. 21 GDPR).

If you transmit your consent to data processing (Art. 6 (1) subpara. 1 point (a) GDPR) to us, you can withdraw it at any time for no reason; we will then not process your personal data further unless we have legal permission to do so.

A justified objection and a withdrawal of your consent have no influence on data processing processes that have already taken place.

We fulfil all rights to which you are entitled free of charge and without delay. If you have any further questions, please contact us directly using the contact details provided at the beginning.


Angaben gemäß § 5 TMG:

Ahmet Elmas | GENYUS Recruiting Services

Waldstr. 19 in 53859 Niederkassel - Deutschland

Tel.: 0173 999 1881 | E-Mail: a.elmas@genYus.de

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27 a Umsatzsteuergesetz: DE297567039


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§ 1 Leistungen

Die GENYUS Recruiting Services mit Sitz in Niederkassel (im Folgenden GENYUS RS) wird alles in ihren Kräften stehende tun, die vereinbarten Leistungen der vereinbarten Personaldienstleistung zu erbringen. Alle Recherchen und Empfehlungen werden nach bestem Wissen und Gewissen und auf Grundlage der GENYUS RS vorliegenden Informationen durchgeführt. GENYUS RS informiert den Auftraggeber über alle wesentlichen Projektstadien im Rahmen der Ausführung und bindet sich an die schriftlich bestätigten Abmachungen.

§ 2 Gültigkeit und Dauer des Vertrages

Die Gültigkeit des Angebotes beträgt 15 Werktage, ab Angebotsdatum, sofern nicht schriftlich eine andere Gültigkeitsdauer vereinbart wurde. Ohne Einwilligung von GENYUS RS darf Dritten keine Einsicht in die Angebotsunterlagen gewährt werden und dürfen Informationen nicht an Dritte weiterkommuniziert werden. Dieser Vertrag endet grundsätzlich mit dem Abschluss des Projekts. Der Vertrag kann dessen ungeachtet jederzeit aus wichtigen Gründen von jeder Seite ohne Einhaltung einer Kündigungsfrist gelöst werden. Als wichtiger Grund ist insbesondere anzusehen: – wenn ein Vertragspartner wesentliche Vertragsverpflichtungen verletzt oder

– wenn über einen Vertragspartner ein Insolvenzverfahren eröffnet oder der Konkursantrag mangels kostendeckenden Vermögens abgewiesen wird.

§ 3 Überlassene Unterlagen

An allen in Zusammenhang mit der Auftragserteilung dem Auftraggeber überlassenen Unterlagen, wie z. B. Zielfirmenlisten, Profilvorlagen etc., behalten wir uns Eigentums- und Urheberrechte vor. Diese Unterlagen dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden, es sei denn, wir erteilen dazu dem Besteller unsere ausdrückliche schriftliche Zustimmung.

§ 4 Honorar und Elektronische Rechnungslegung

Das Honorar für die Personaldienstleistung richtet sich nach Art, Leistungsumfang und Schwierigkeitsgrad des Auftrags. Die Honorarvereinbarung wird im Angebot und/ oder in der Auftragsbestätigung schriftlich fixiert.

Bei einem Personalsuchauftrag wird die vereinbarte Präsentationsrate durch die Präsentation des ersten Kandidaten im Hause des Auftraggebers, spätestens jedoch durch Bereitstellung von fünf geeigneten Kandidatenprofilen durch GENYUS RS ausgelöst.

Sollte der Auftrag vor der Präsentation des ersten Kandidaten im Hause des Auftraggebers zurückgezogen werden, so ist die Präsentationsrate in jedem Falle zu entrichten.

Die vereinbarte Einstellungsrate wird auch dann fällig, wenn ein durch GENYUS RS vermittelter Kandidat trotz Projektabbruch seitens des Auftraggebers innerhalb von 24 Monaten nach der Präsentation im Hause des Auftraggebers von diesem eingestellt wird. In diesem Fall ist der Auftraggeber verpflichtet, dies GENYUS RS unverzüglich schriftlich anzuzeigen.

Sollte ein durch GENYUS RS vermittelter Kandidat dem Auftraggeber während der Probezeit (max. 6 Monate) kündigen, so erklärt sich GENYUS RS bereit, auf Grundlage des erteilten Suchauftrages, honorarfrei bis zu 2 weitere Kandidatenprofile zu generieren. Sollte der Auftraggeber einem eingestellten Kandidaten in der Probezeit (max. 6 Monate) kündigen, so entfällt bei einer erneuten Suche durch GENYUS RS lediglich die Startrate.

Werden aus einem bestehenden Projekt zusätzliche und gleichlautende Vakanzen besetzt, so werden die jeweils vereinbarten Honorarkosten für jede zusätzliche Position zu 50% des ursprünglichen Auftrages berechnet. Die Zusatzrate wird fällig bei gültiger Vertragsunterschrift des Kandidaten.

Die Zahlung des Honorars hat ausschließlich auf das in der Fußzeile genannte Konto zu erfolgen. Der Abzug von Skonto ist nur bei schriftlicher besonderer Vereinbarung zulässig.

Honorar und Kosten werden zuzüglich anfallender Mehrwertsteuer in Rechnung gestellt. Alle Kosten werden von GENYUS RS vorfinanziert; Honorarabrechnungen sind nach Erhalt, ohne Abzug, sofort zu begleichen.

Bei Zahlungsverzug behält sich GENYUS RS vor, erstellte Projektunterlagen sowie bereits erzielte Projektergebnisse bis zum Eingang der Zahlung zurückzuhalten.

Der Auftragnehmer ist berechtigt, dem Auftraggeber Rechnungen auch in elektronischer Form zu übermitteln. Der Auftraggeber erklärt sich mit der Zusendung von Rechnungen in elektronischer Form durch den Auftragnehmer ausdrücklich einverstanden.

§ 5 Mitteilungspflicht

GENYUS RS verpflichtet sich, erstellte und geeignete Kandidatenprofile umgehend an den Auftraggeber zu senden. Im Gegenzug verpflichtet sich der Auftraggeber, GENYUS RS innerhalb von fünf Werktagen nach Zusendung eines solchen Kandidatenprofils ein Feedback in schriftlicher, elektronischer oder telefonischer Form zu geben. Sollte kein Feedback innerhalb dieser Frist erfolgen, wird die vereinbarte Präsentationsrate fällig.

Wird ein von GENYUS RS vermittelter Kandidat zu einem persönlichen Gespräch beim Auftraggeber eingeladen, so hat der Auftraggeber GENYUS RS innerhalb von zehn Werktagen nach Beendigung des Gespräches ein Feedback in schriftlicher, elektronischer oder telefonischer Form zu geben. Sollte kein Feedback innerhalb dieser Frist erfolgen, wird die vereinbarte Einstellungsrate fällig.

§ 6 Kosten

Reisekosten der Bewerber trägt der Auftraggeber. Reisekosten, die GENYUS RS im Rahmen eines Personaldienstleistungsauftrages entstehen, trägt der Auftraggeber. Im Falle einer anzeigengestützten Personalsuche trägt der Auftraggeber die Anzeigenkosten. Im Rahmen eines Personalsuchauftrags Direct Search oder Full Search übernimmt GENYUS RS die Anzeigenschaltung, das Bewerbermanagement, insbesondere die Vorselektion und Qualifizierung von Kandidaten, ohne zusätzliche Kosten für den Auftraggeber.

§ 7 Vertraulichkeit

GENYUS RS verpflichtet sich, alle vom Auftraggeber übermittelten Angaben, sowie alle erbrachten Beratungsergebnisse durch GENYUS RS vertraulich zu behandeln.

Alle erbrachten Leistungen und generierten Informationen (z. B. Kandidatenprofile) sind ausschließlich für den Auftraggeber bestimmt. Eine Weitergabe an Dritte ist unzulässig.

GENYUS RS empfiehlt dem Auftraggeber, vor Vertragsabschluss Referenzen einzuholen. GENYUS RS sichert jedem Bewerber zu, dass ohne seine ausdrückliche Einwilligung weder vom gegenwärtigen noch von vorhergehenden Arbeitgebern Referenzen eingeholt werden. Der Auftraggeber verpflichtet sich daher, keine Referenzen ohne vorherige Zustimmung seitens von GENYUS RS einzuholen.

§ 8 Sonstige Vereinbarungen

Werden in Projektvorschlägen durch GENYUS RS von den Geschäftsbedingungen abweichende Vereinbarungen getroffen, so ergänzen diese die allgemeinen Geschäftsbedingungen entsprechend. Hierfür ist die Schriftform erforderlich. Mündliche Vereinbarungen sind grundsätzlich unwirksam.

Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden oder eine Lücke enthalten, so bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die Parteien verpflichten sich, anstelle der unwirksamen Regelung eine solche gesetzlich zulässige Regelung zu treffen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Regelung am nächsten kommt, bzw. diese Lücke ausfüllt.

Die Vertragsparteien bestätigen, alle Angaben im Vertrag gewissenhaft und wahrheitsgetreu gemacht zu haben und verpflichten sich, allfällige Änderungen wechselseitig umgehend bekannt zu geben.

Genyus RS behält sich das Recht vor, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen jederzeit mit Wirkung für die ab Änderungszeitpunkt eingegangenen Vertragsverhältnisse zu ändern. Weiterhin behält Genyus RS sich zudem das Recht vor, die Allgemeinen Geschäftsbedingungen auch mit Wirkung für laufende Vertragsverhältnisse zu ändern. In einem solchen Fall hat der Vertragspartner das Recht, der Änderung innerhalb von zwei Wochen ab Zugang der geänderten Geschäftsbedingungen zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs gelten die alten Regelungen weiter. Das Recht zur Kündigung bleibt hiervon unberührt.

§ 9 Gerichtsstand

Erfüllungsort und Gerichtsstand ist Bonn.

Stand: 21.10.2018

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